Belege und Fahrten für Selbstständige in Deutschland

Was Sie aufbewahren müssen, was auf einem Beleg stehen muss, und eine Art, es zu tun · Stand Oktober 2026

„Ich bin selbstständig. Welche Belege muss ich wirklich aufheben, was muss darauf stehen, und wie halte ich meine Fahrten fest?“

Kurz: Buchungsbelege bewahren Sie acht Jahre auf. Für Rechnungen bis 250 € genügen weniger Angaben. Bei einer Bewirtung notieren Sie Anlass und Teilnehmer, und zu jeder betrieblichen Fahrt Datum, Ziel, Zweck und Kilometer. Eine App brauchen Sie dafür nicht. Ein Ordner und eine Tabelle erfüllen die Regeln; diese Seite erklärt, was hineingehört.

Wie lange Sie Belege aufbewahren

Nach § 147 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, also Rechnungen, Quittungen und Kassenbons. Bis Ende 2024 waren es zehn. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, empfangene Geschäftsbriefe bei sechs. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist: ein Bon vom März 2026 also bis Ende 2034.

Ein Foto hilft nur, wenn es nach acht Jahren noch lesbar ist. Ob und wie ein Scan das Papier ersetzen darf, regeln die GoBD; fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.

Was auf einem Beleg stehen muss

Für den Vorsteuerabzug zählt der Gesamtbetrag. Eine Rechnung bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV) braucht nur:

den vollständigen Namen und die Anschrift des Verkäufers,
das Ausstellungsdatum,
Menge und Art der Ware oder Leistung, und
den Bruttobetrag und den Steuersatz.

Darüber gilt die volle Rechnung nach § 14 UStG, unter anderem mit Ihrem Namen, der Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers, einer Rechnungsnummer und der Steuer als eigenem Betrag. Der Kartenbeleg zeigt meist nur die Summe; behalten Sie den Kassenbon dazu.

Bewirtung: 70 % und zwei Angaben

Geschäftliche Bewirtungen sind zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Dafür verlangt das Gesetz schriftlich Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe. War es eine Gaststätte, genügen Anlass und Teilnehmer, zusammen mit der Rechnung des Restaurants.

Fahrten mit dem eigenen Auto

Für betriebliche Fahrten mit einem privaten Auto können Sie statt der tatsächlichen Kosten 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen, hin und zurück. Das ist der höchste Satz nach § 5 BRKG, auf den § 9 EStG verweist. Damit die Fahrten nachvollziehbar sind, notieren Sie zu jeder:

das Datum,
das Ziel,
den betrieblichen Zweck, und
die gefahrenen Kilometer.

Nicht verwechseln: Der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte läuft über die Entfernungspauschale, eine andere Regel. Und das strenge, nachträglich nicht änderbare Fahrtenbuch betrifft ein Auto im Betriebsvermögen, als Alternative zur 1-%-Regel. Das ist eine eigene Frage für Ihre Steuerberatung.

E-Rechnungen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine XRechnung (reines XML) oder eine ZUGFeRD-Rechnung (ein PDF mit eingebettetem XML). Maßgeblich ist die Datei selbst, nicht ein Ausdruck oder Foto davon: bewahren Sie das Original auf. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.

Mit Snapstub auf dem iPhone

Snapstub ist eine Art, all das auf dem Telefon zu führen, ohne Konto und ohne Abo. Die Oberfläche der App ist derzeit Englisch und Französisch.

Belege: fotografieren Sie einen Bon, oder teilen Sie ein Bildschirmfoto oder ein PDF aus einer E-Mail an Snapstub. Die App liest Händler, Datum, Betrag und MwSt in eine Zeile, mit Dezimalkomma und Datum als TT.MM.JJJJ, und behält das Foto dazu. Unsichere Felder werden markiert. Bei Bons mit 19 % und 7 % in einer Steuertabelle prüfen Sie die Steuer.
Bewirtung: mit dem Feld „Note“ (in den Einstellungen einschalten) schreiben Sie Anlass und Teilnehmer an den Beleg.
Fahrten: jede Fahrt mit Datum, Strecke, Zweck und Kilometern, oder mit Kilometerstand bei Start und Ziel. Der Satz ist in Deutschland mit 0,30 € voreingestellt und änderbar; der Bericht druckt Monatssummen und nennt den Satz. Die Fahrten lassen sich bearbeiten, sind also kein Fahrtenbuch im Sinne des Finanzamts.
Zum Jahresende: eine CSV für Excel, Numbers oder Ihre Buchhaltungssoftware, oder ein PDF mit Summen je Kategorie für Ihre Steuerberatung.

Scannen und Aufbewahren sind kostenlos und unbegrenzt. Ein einmaliger Kauf schaltet den Export frei.

Was Snapstub nicht tut

Es berät nicht steuerlich, erstellt keine Steuererklärung und berechnet keine Steuer.
Es entscheidet nicht, was abziehbar ist. Die gewählte Kategorie ist eine Bezeichnung, keine Entscheidung.
Es liest das XML einer E-Rechnung nicht und ersetzt die Originaldatei nicht.
Es verbindet sich nicht mit Ihrer Bank und verfolgt nicht Ihren Standort.

Quellen

Diese Seite fasst diese Vorschriften mit Stand Oktober 2026 zusammen. Sie ist keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberatung oder Ihr Finanzamt.